最初に、発言の入口を伝える
Microsoft Teamsの会議では、挙手した人を参加者一覧で確認でき、複数人の場合は挙げた順に番号が表示されると案内されています。会議の最初に、質問は挙手で受けるのか、説明の区切りでまとめて受けるのかを伝えます。
資料を説明する人が参加者一覧を見続けるのは難しいこともあります。別の人が挙手を確認し、区切りで司会へ伝える役割を持つ方法があります。少人数なら司会が兼ねても構いません。見ている担当が分かることが、押した人の安心につながります。
順番を見せても、会話は人が進める
挙手の順に声を掛ける場合でも、まず話題との関係を短く確かめます。今の説明への確認なのか、別の議題への提案なのか。後の議題に回すなら、扱う場所を伝え、発言が消えたように感じさせない進め方を考えます。
発表者には挙手の通知が届き、参加者が自分でミュートを解除できない会議では、発表者が解除を許可できると公式案内にあります。呼ばれたのに話せないときは、何度も発言を促す前に、その会議の設定を確かめます。
話し終えたことを、次の人へつなぐ
一つの意見を受けたら、司会が要点と次の扱いを短く返します。その場で答える、後で確認する、別の案と比較するなど、発言がどう扱われるかを明らかにしてから次の人へ渡します。挙手を取り下げた人がいれば、不要になったのかも無理のない範囲で確かめます。
手を挙げる操作が難しい参加者には、チャットへ短く書くなど別の入口も案内します。カメラが映っている人だけを頼りに進めず、参加方法の違いを司会が補います。ボタンを押す作法を増やすためではなく、話したい人の順番を会議の中へ置くために使います。