画面を共有する前に、映してよい情報を確かめる

見せたい資料は一枚でも、同じ画面には別の案件名や通知が表示されることがあります。画面共有を始める前に、誰が参加し、何を見せる必要があるかを確かめます。会議へ入れる人の確認と、画面に含まれる情報の確認は、別々に行います。

参加者に合わせて、見せる資料を選ぶ

社内だけの会議か、取引先や外部の協力者がいる会議かで、見せる情報の範囲を確認します。資料に別の顧客名や個人の情報が含まれていないかを読み返します。必要な箇所だけを見せる資料を用意する場合も、内容を変えてよい範囲を作成者と確認します。

IPAのWeb会議に関する注意事項は、参加者の確認や認証方式を選定時の検討点に挙げています。招待した人が参加しているかを確かめ、想定外の参加者がいる場合の扱いは主催者に確認します。表示される名前だけで、本人と断定しないようにします。

使用するサービスが、画面全体、ウィンドウ、特定のタブなどのどこまで共有するかを確認します。必要な範囲だけを選べるか、切り替えたときに何が映るかを、事前に承認された環境で試します。製品名が同じでも端末や版によって違う可能性があるため、手元の案内で確かめます。

通知、開いたままのメール、ファイル一覧、最近使った資料などにも注意します。会議用の画面を用意し、必要のないものは共有の前に閉じます。通知の扱いを変更する場合は業務連絡への影響も確認し、会議後に戻すべき設定を忘れないようにします。

机の周囲や発言も、画面以外の情報になります。IPAのテレワークの注意事項は、公共の場所での画面ののぞき見や話し声にも注意を促しています。参加する場所を決めるときは、資料を映せるかだけでなく、周りに聞かれたり見られたりしないかを考えます。

会議中に急な質問が出ても、その場で顧客一覧や受信箱を広く開いて探す前に、共有を止めて調べる方法を取ります。必要な情報を確認してから再開すれば、探す途中の資料まで映すことを避ける準備になります。共有の停止状態は、サービスの表示で確かめます。

録画や記録を行う場合は、目的、保存先、共有相手などを所属先のルールと主催者の案内に従って確認します。会議で一時的に見せてよい情報が、そのまま広い範囲へ保存・配布してよいとは限りません。画面共有と記録の扱いを一つにしないでください。

予定外の情報が映ったら、その場で共有を止め、何がどの範囲へ見えた可能性があるかを社内の担当者へ報告します。自分だけで影響なしと判断したり、記録を消せば解決したと考えたりせず、所属先の対応手順へつなぎます。次の会議の準備では、その原因になった表示や操作を見直します。